Alladdin
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La plupart des entreprises arrivent avec un mélange de tableurs, d'un ancien logiciel de facturation et de dossiers de PDF. Il n'est pas nécessaire de tout déplacer d'un coup. Importez les données avec lesquelles vous travaillez chaque jour, renseignez vos soldes d'ouverture et continuez à partir de là.
Chaque type de données a son propre import. Vous faites correspondre les colonnes de votre fichier aux champs d'Alladdin, puis vous vérifiez le résultat.
| Données | Ce qui est repris | Comment |
|---|---|---|
| Contacts | Clients et fournisseurs avec ICE, IF, adresses, conditions de paiement et étiquettes | Import Excel ou CSV |
| Produits et services | Noms, références, prix, taux de TVA et quantités en stock | Import Excel ou CSV |
| Factures | Ventes passées et factures fournisseurs, pour que les soldes et l'historique soient complets | Import Excel ou CSV |
| Plan comptable et écritures | Vos comptes et vos écritures, ou seulement les soldes d'ouverture | Import des comptes et des écritures |
| Mouvements bancaires | Relevés de chacun de vos comptes bancaires | Import de relevés CSV ou Excel |
| Documents fournisseurs | Reçus et factures que vous n'avez qu'en PDF ou sur papier | Envoi vers le scanner |
| Équipe | Dossiers des salariés, contrats et absences | Saisis salarié par salarié |
Les colonnes exactes et les limites de chaque import sont décrites dans l'écran d'import de l'application.
C'est l'ordre que suivent la plupart des entreprises. Votre comptable peut vous dire à partir de quelle date démarrer la comptabilité.
Prenez un point net, comme le début d'un mois ou de l'exercice, à partir duquel Alladdin devient votre système de référence.
Ajoutez vos informations légales, ICE, IF et RC, vos séries de factures et vos comptes bancaires.
Ils servent à tous les documents, ils passent donc en premier. Essayez d'abord un petit fichier et vérifiez le résultat.
Importez les factures impayées et les soldes d'ouverture de vos comptes, pour que ce qu'on vous doit et ce que vous devez soit juste dès le premier jour.
Facturez depuis Alladdin à partir de la date de départ. Les factures et écritures plus anciennes pourront être ajoutées plus tard, pour consultation.
Si vous avez beaucoup de données ou un système avec son propre format d'export, il existe deux autres voies.
Par l'API
Un développeur peut automatiser par script l'import des contacts, des produits et des factures depuis votre ancien système.
Avec de l'aide
Pendant une démo, nous regardons ce que vous avez et nous vous disons quelle voie convient. Les partenaires qui déploient Alladdin pourront aussi vous aider.
Passer à Alladdin ne change pas la durée pendant laquelle vous devez conserver vos factures et vos livres passés. Gardez des exports ou un accès à votre ancien outil, et interrogez votre comptable sur les règles de conservation qui s'appliquent à votre entreprise.
Non. Vous pouvez préparer Alladdin tout en continuant à utiliser votre outil actuel, puis basculer à la date de départ que vous avez choisie.
De n'importe quel outil ou tableur qui peut exporter vers Excel ou CSV. Si le vôtre ne le peut pas, l'API ou la saisie manuelle sont les autres voies.
Non. De nombreuses entreprises n'importent que les factures impayées et les soldes d'ouverture, et gardent les données plus anciennes dans leur ancien outil.
Oui. Invitez votre fiduciaire : elle peut importer le plan comptable, les soldes d'ouverture et les écritures qu'elle souhaite reprendre.
Les lignes aux valeurs manquantes ou illisibles, comme un contact sans nom, ne sont pas importées correctement. Nettoyez d'abord le fichier et testez avec quelques lignes avant de tout importer.
Créez votre entreprise et importez votre premier fichier. Commencez petit, vérifiez le résultat, puis reprenez le reste.