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Faire tourner une agence de voyages en haute comme en basse saison

Tour-opérateurs et agences de voyages vendent à des clients à l'étranger, achètent auprès d'hôtels, de guides et de transporteurs, et encaissent de façon inégale au fil de l'année. Alladdin facture dans la devise du client, suit ce que vous devez aux fournisseurs et montre la trésorerie dont vous disposerez pendant les mois creux.

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  • Factures en devise du client, comptabilité en MAD
  • Commissions fournisseurs et dates de paiement
  • Prévision de trésorerie par saison

Devis, acompte, facture du solde

Envoyez au client un devis pour l'itinéraire, les chambres et les options. Une fois accepté, facturez un acompte pour confirmer la réservation, puis le solde avant le départ, le tout rattaché à la même fiche client.

  • Devis acceptés en ligne

    Le client consulte et accepte depuis un lien.

  • Acompte et solde

    Deux factures pour une réservation, chacune avec son échéance.

  • Relances

    Un acompte en retard reçoit une relance avant la date de départ.

Devis

Facturer dans la devise du client

Facturez un client à New York en dollars et un autre à Londres en livres. Alladdin enregistre le taux de change sur chaque facture, comptabilise la valeur en MAD et constate l'écart si le taux bouge avant le paiement.

  • Taux proposé, taux modifiable

    Utilisez le taux proposé ou saisissez celui convenu.

  • Rapports en MAD ou en devise

    Consultez recettes et charges dans votre devise de base ou dans une autre.

  • Comptes en devises

    Importez leurs relevés et rapprochez les paiements dans la devise d'origine.

Facturation multi-devises

Hôtels, guides et transporteurs : ce que vous devez et quand

Gardez un compte pour chaque hôtel, riad, guide, chauffeur et prestataire d'activités. Enregistrez leurs factures et commissions, et planifiez les paiements en fonction des encaissements de vos clients.

  • Factures fournisseurs

    Photo, e-mail ou PDF, lus par le scanner et validés avant comptabilisation.

  • Commissions

    Enregistrez la commission gagnée ou due sur chaque réservation et fournisseur.

  • Échéancier de paiement

    Voyez quel fournisseur est à payer cette semaine, et payez au rythme des encaissements.

Scanner de factures

Préparer les mois creux pendant que les mois forts rapportent

Saisissez les départs et paiements déjà connus : la prévision montre le solde de trésorerie mois par mois. Fixez une limite de dépenses pour la basse saison et recevez un avertissement quand vous vous en approchez.

  • Prévision de trésorerie

    Recettes et charges projetées à partir des échéances et des éléments récurrents.

  • Alertes de budget

    Un avertissement quand les dépenses approchent la limite fixée pour une période.

Prévision de trésorerie

Adapté aux voyagistes marocains

  • Votre comptabilité est en MAD. Les factures en devises sont comptabilisées à leur valeur en MAD, avec le taux enregistré sur le document.
  • La TVA dépend du service vendu et du client. Confirmez le taux de chaque type de vente avec votre comptable.
  • Les règles applicables aux agences de voyages et aux tour-opérateurs, comme les licences et garanties, ne sont pas couvertes par Alladdin : vérifiez avec votre comptable.
  • Indiquez l'ICE du client sur les factures aux entreprises.
Mentions de la facture

Questions des voyagistes

Dans quelles devises puis-je facturer ?

Toute devise utile, avec le MAD comme base de votre comptabilité. Définissez une devise par défaut sur chaque client. Voir facturation multi-devises.

Gère-t-il les réservations et les disponibilités ?

Alladdin suit le côté financier d'une réservation : devis, acompte, solde, coûts fournisseurs et commissions. Utilisez un pipeline dans le CRM pour suivre chaque demande jusqu'à la confirmation.

Puis-je suivre les commissions par fournisseur ?

Oui. Enregistrez la commission sur chaque réservation et consultez les totaux par fournisseur dans vos rapports.

Comment suis-je payé par les clients à l'étranger ?

Enregistrez le paiement reçu, par virement ou carte, et rapprochez-le du relevé bancaire. Alladdin le convertit au taux du jour du paiement et constate l'éventuel écart de change.

Mon équipe et mon comptable peuvent-ils l'utiliser ?

Oui. Donnez un rôle à chacun dans utilisateurs et rôles. Votre fiduciaire peut travailler sur les mêmes données.

Aller plus loin

Envoyez le prochain devis dans la devise du client

Créez votre société, ajoutez un client à l'étranger et émettez un devis avec acompte.

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